Approvals
mit cnips automatisieren
Mit cnips lassen sich Approvals direkt in Ihre bestehenden Workflows integrieren.
Prozesse werden automatisiert, nachvollziehbar und systemgesteuert – ganz ohne zusätzliche Tools oder Datensilos.
Warum moderne Approval Prozesse geschäftskritisch sind
Manuelle Approval Prozesse machen Freigabeprozesse langsam, aufwendig und schwer nachvollziehbar: Anfragen werden per E-Mail versendet, Dokumente separat geprüft und Entscheidungen nicht zentral erfasst. Die Folge sind mangelnde Transparenz, lange Bearbeitungszeiten und erhöhte Geschäftsrisiken.
Automatisierung schafft klare Regeln, definierte Review Paths und eine nachvollziehbare Abfolge aller Aktionen.
Klar strukturierte Approval Workflow sind entscheidend für Compliance, Kontrolle und Effizienz.
Request submitted
Department review
Finance sign-off
Archived & auditable
Approval Matrix
Legen Sie Regeln, Schwellenwerte und Zuständigkeiten fest, um automatisch den richtigen Abteilungsleiter oder das richtige Teammitglied einzubeziehen.
Multi-Step Approval Workflows
Strukturieren Sie komplexe Approval Prozesse mit festgelegten Approval Workflows, Eskalationen und Befugnisübertragungen.
Form Templates & Form Generator
Standardisieren Sie Approval Requests mithilfe individueller Formulare und stellen Sie den Entscheidungsträgern strukturierte Informationen zur Verfügung.
Tracking in Echtzeit & Transparenz
Verfolgen Sie den Approval Status und die Bearbeitungszeiten während des gesamten Prozesses anhand von Protokollen.
Review Paths & Compliance
Führen Sie ein nachvollziehbares Approval Protokoll und unterstützen Sie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und interner Policies.
Für Entwickler: Integrieren Sie Approval Prozesse über APIs und ereignisgesteuerte Prozesse in bestehende Applications und Workflows, anstatt die Genehmigungslogik von Grund auf neu zu entwickeln.
Automatisierte Approval Workflow Use Cases
Automatisierte Approval Workflows eignen sich für zahlreiche Geschäftsbereiche.
Beschaffungsprozesse
und Einkauf
Budget und Projekte
Zertifizierungsprozesse
Datenschutz und Policies
IT Access Requests
Invitation Management
für Nutzer und Teams
cnips reduziert die Komplexität und ermöglicht strukturierte Entscheidungsprozesse.
HR & Mitarbeiter Prozesse
- Onboarding von Mitarbeitern
- Training
- Access Rights für interne Systems
- Tool Nutzung
IT & Security
- Trigger Approvals für kritische Systemänderungen auslösen
- Sicherheitsausnahmen an die zuständigen Teams weiterleiten
- Zusätzliche Überprüfung für sensible Bereitstellungen verlangen
- Anfragen mit hohem Risiko automatisch eskalieren
- Entscheidungen für Compliance dokumentieren
- Nach dem Approval Workflows fortsetzen
cnips integriert Approval Workflows direkt in die Workflow Prozesse und stellt so sicher, dass sensible Änderungen festgelegte Prüfwege durchlaufen und nachvollziehbar bleiben.
Approval Workflows als Teil Ihrer iPaaS Architektur
Bei cnips ist die Funktion nicht isoliert, sondern Teil der zentralen Koordination. Die Funktionalität kann:
Anfragen werden automatisch ausgelöst, sobald festgelegte Kriterien erfüllt sind. Benachrichtigungen werden in Echtzeit versendet. Jede Aufgabe wird vom System dokumentiert.
Erstellen Sie Ihre Workflows visuell
Mit cnips lassen sich Arbeitsabläufe visuell modellieren und direkt in bestehende Systemlandschaften integrieren. Die Fachabteilungen können Approval Prozesse flexibel gestalten, während die IT-Abteilung die Kontrolle über Sicherheit und Integrationen behält.
Typische Funktionen des Workflow Builders:
Drag-and-Drop Prozessmodellierung
Festlegung von Regeln
Integration von APIs und Systemen
Anpassungen am Workflow ohne Codeänderungen
Wie sieht ein Approval in cnips aus?
Approval Prozesse verlaufen selten völlig linear.
Je nach Anfrage können unterschiedliche Zuständigkeiten, Genehmigungsstufen, Eskalationen oder Befugnisübertragungen gelten.
Mit cnips lassen sich Genehmigungswege anhand definierter Regeln, Schwellenwerte und Zuständigkeiten strukturieren und in den übergeordneten Workflow einbinden. So können Unternehmen Entscheidungsprozesse abbilden, ohne jede Genehmigung fest an eine bestimmte Abteilung oder Person zu binden. Hier ein Beispiel:
1. Antrag stellen
Ein Mitarbeiter stellt einen Antrag, beispielsweise über ein Formular oder ein integriertes System.
2. Request evaluieren
Der Workflow wertet die Anfrage anhand der definierten Regeln, Schwellenwerte und Zuständigkeiten aus, um den geeigneten Approval Path zu ermitteln.
3. Weiterleitung an den zuständigen Bearbeiter
Anstatt sich auf einen festen Abteilungsleiter zu verlassen, wird die Genehmigung gemäß dem für den Prozess festgelegten Zuständigkeitsmodell weitergeleitet.
4. Zusätzliche Genehmigungsschritte auslösen
Je nach definiertem Prozess können weitere Approvals hinzugefügt werden. Mehrstufige Workflows können bei Bedarf Eskalationen und Delegationen beinhalten.
5. Den Workflow fortsetzen
Sobald die erforderlichen Approvals vorliegen, wird der Workflow mit dem nächsten definierten Prozessschritt fortgesetzt. Bei Bedarf kann der genehmigte Zugriff automatisch im entsprechenden System eingerichtet werden.
6. Den Antragsteller benachrichtigen
Der Antragsteller erhält eine Benachrichtigung über die Entscheidung.
Das Ergebnis
Alle Maßnahmen und Entscheidungen bleiben während des gesamten Prozesses dokumentiert und nachvollziehbar. Unternehmen gewinnen mehr Transparenz über Approval Paths und Zuständigkeiten, reduzieren den manuellen Koordinierungsaufwand und behalten die Kontrolle über komplexe Entscheidungsprozesse.
Traditionelle Approvals vs. Automatisierte Approvals
Im Gegensatz zu eigenständigen Approval Apps integriert cnips diese Funktion direkt in bestehende Workflows. Es sind keine separate App, keine zusätzliche Anmeldung, keine redundante Datenerfassung und keine zusätzlichen Tools erforderlich:
Traditionelle Approvals
Freigaben per E-Mail
Manuelle Statusverfolgung
Unklare Verantwortlichkeiten
Dokumente an verschiedenen Orten gespeichert
Hoher Abstimmungsaufwand
Automated approvals with cnips
Strukturierte Approval Workflows
Statusverfolgung in Echtzeit
Approval Matrix mit klaren Regeln
Zentrale Dokumentation aller Aktionen
Automatisierte Entscheidungslogik
Die technische Architektur von cnips Approvals
Die cnips Approval Engine ist als Teil der zentralen Orchestration-Plattform konzipiert. Die Architektur basiert auf mehreren Kernprinzipien:
Event-basierte Prozesse
Genehmigungsprozesse werden durch Events ausgelöst, beispielsweise durch neue Anträge, Datenänderungen oder Systembenachrichtigungen.
API-first Integration
Alle Genehmigungsprozesse lassen sich über APIs mit bestehenden Systemen verknüpfen. Dies ermöglicht eine nahtlose Integration mit ERP-, CRM-, HR- oder Ticketingsystemen.
Workflow Orchestration
Die Plattform verwaltet komplexe Entscheidungsprozesse systemübergreifend und stellt sicher, dass jeder Schritt in der richtigen Reihenfolge ausgeführt wird.
Transparente Decision Logic
Alle Aktionen, Approvals und Änderungen werden dokumentiert und sind nachvollziehbar.
Weitere starke Features
Approvals sind nur ein Bestandteil der cnips Plattform. Darüber hinaus unterstützen leistungsstarke Funktionen Unternehmen dabei, komplexe Geschäftsprozesse zu automatisieren und Systemlandschaften effizient zu koordinieren. Dazu gehören unter anderem:
Agentic Workflows
Agentic Workflows führen Aufgaben innerhalb von Workflows aus, reagieren auf Events und treffen Entscheidungen auf der Grundlage definierter Regeln.
Application Integration
cnips verbindet Systeme ganz nach Ihren Wünschen – schnell, sicher und zukunftssicher.
Function as a Service (FaaS)
Mit FaaS, kann Custom Logic kann direkt innerhalb der Plattform ausgeführt werden.
Workflow Orchestration
Workflows verbinden mehrere Systeme miteinander, automatisieren Entscheidungen und koordinieren Aufgaben zwischen Teams, Applications und Diensten.
Digitale Souveränität
cnips wird ausschließlich in Europa betrieben. Die Plattform speichert keine eigenen Daten und hält sich an die strengsten Datenschutzstandards.
Unternehmen behalten jederzeit die volle Kontrolle über ihre Prozesse, Dokumente, Daten und Compliance-Anforderungen.
Mit cnips können Unternehmen Approval Workflows automatisieren, die Transparenz erhöhen und die Komplexität ihrer Systeme reduzieren.
Integrieren Sie Approvals direkt in Ihre Workflows
Mit cnips werden Approvals Teil Ihrer bestehenden Prozesse und Systeme – und sind nicht kein weiteres isoliertes Tool, das Ihre Teams verwalten müssen.
FAQs: Approvals
Was sind Approvals im Zusammenhang mit iPaaS?
Es handelt sich um automatisierte Approval Prozesse, die in Workflows integriert sind und vom System gesteuert werden.
Wie unterscheiden sich automatisierte Approval Workflows von manuellen Approvals?
Manuelle Approvals basieren häufig auf E-Mails, separaten Dokumenten und manueller Nachverfolgung. Automatisierte Approval Workflows nutzen festgelegte Regeln, Approval Paths und eine systemgestützte Nachverfolgung, um den Koordinationsaufwand zu reduzieren, Entscheidungen zu beschleunigen und Maßnahmen nachvollziehbar zu machen.
Wie lassen sich Approval Workflows mit cnips umsetzen?
Approval Workflows lassen sich über APIs in bestehende Prozesse und Systeme integrieren, durch Events auslösen und in komplexere Workflows einbinden. Regeln, Schwellenwerte, Genehmigungskriterien und Prozessschritte können konfiguriert und an sich ändernde Anforderungen angepasst werden.
Kann cnips komplexe und mehrstufige Approval Prozesse bewältigen?
Ja. Approval Paths können anhand festgelegter Regeln, Schwellenwerte und Zuständigkeiten strukturiert werden. Mehrstufige Workflows können je nach definiertem Prozess zusätzliche Überprüfungen, Eskalationen und Delegationen umfassen.
Wie unterstützt cnips die Einhaltung von Compliance?
Durch dokumentierte Prüfpfade, Audit-Protokolle und die transparente Nachverfolgung von Aktionen.
Wie lassen sich Approval Workflows in bestehende Systeme integrieren?
Mit cnips lassen sich Approval Workflows über APIs mit bestehenden Systemen verknüpfen und in komplexere Workflows einbinden. Sie können mit ERP-, CRM-, HR- und anderen Systemen interagieren und durch Events innerhalb eines Prozesses ausgelöst werden.
Wie flexibel ist die Umsetzung?
Regeln, Schwellenwerte und Genehmigungskriterien können jederzeit angepasst werden.